Hvorfor foreta den nødvendige samtalen?

  • Den nødvendige samtalen er en planlagt og godt forberedt samtale mellom profesjonelle og foreldre. Den tar utgangspunkt i bekymring for et barn, basert på konkrete og systematiske observasjoner av barnet.
  • Målet med samtalen er å etablere et samarbeid med foreldrene rundt tiltak som kan bedre barnets situasjon og fungering.
  • Et foreldresamarbeid som bygger på tillit og respekt er avgjørende for å skape en positiv endring til beste for barnet og familien.
  • Innkalling til samtale må forklares med at barnehagen har observert forhold ved barnet som de vil drøfte med foresatte, og at det er vanlig rutine i barnehagene i Mandal. Ved å holde fast på at samtalen er nødvendig for barnets del, rettes fokuset mot det ansvaret profesjonelle har til å sette barnet i sentrum.

De små tingene

  • Ikke la det gå for lang tid før foresatte informeres, se Fase 3.
  • Ta en telefon og fortell at barnehagen ønsker en samtale; da er det lettere å finne et tidspunkt, man gir foreldrene en mulighet til å stille forberedt og man unngår unødig bekymring.
  • Tilrettelegg praktisk; avskjermet og rolig rom, kaffe / te / vann medvirker til avslappet atmosfære.
  • Plassering; plasser begge parter med lik mulighet til uhindret å forlate rommet.
  • Det er ofte lurt å være to på slike samtaler; oppfordre foreldrene til det samme. 

Hva skal være tema i samtalen?

  • Hver samtale kan deles opp i innledningsfase, hoveddel og avslutningsfase. Det er viktig for å etablere en god prosess at alle fasene vies god tid.
  • Åpne samtalen med nøytrale temaer for å skape tillit og trygghet. Vis respekt og ivaretakelse på en profesjonell måte.
  • Bakgrunnen for samtalen; barnehagen har en bekymring som de vil drøfte med foresatte, slik at de sammen kan ivareta barnet best mulig.
  • Konkret og tydelig fremstilling av hva som vekker bekymring. Vær oppmerksom på at foreldrene kan bli mindre mottakelige hvis det tas opp for mange punkter på engang. Fokuser på det mest vesentlige i første omgang. Bruk tid på å lytte. Få foreldrenes begynnende tanker og tilbakemelding på det som er dere har beskrevet. Her kan dere få ett inntrykk av hvordan familien fungerer og hvordan barnet har det hjemme. Vis foreldrene respekt, og bevar troen på at de vil det beste for sitt barn. Foreldrenes opplevelse av verdighet er avgjørende for samarbeidet om å bedre barnets situasjon.
  • Overgangen fra den innledende fasen til hoveddelen av samtalen består i å konkretisere og utdype grunnlaget for bekymringen. Balanser beskrivelsen mellom det som fungerer godt, og det som er barnets styrker, med det som er vanskelig.
    Bruk gjerne eksempler fra hverdagen:
    • Hva tenker foreldrene om dette?
    • Er dette et tema / utfordring hjemme også?
    • Finn løsninger sammen med foreldrene og få evt. samtykke til å kontakte andre
      instanser (helsestasjon, PPT, osv.)
  • Lag en skriftlig plan i barnets tiltaksplan med utgangspunkt i det som er kommer frem. Viktig at planen er konkret og tidfestet, f.eks. ”i morgen ringer … fra barnehagen til” og ”mor finner ut av… til neste uke”, osv.
  • Samtalens avrunding er viktig. Her sikrer dere at foreldrene føler seg hørt og forstått, og at dere har en felles forståelse av hva som skal gjøres videre.  Avslutt alltid med å spørre hvordan foreldrene har opplevd samtalen, og gi de anerkjennelse for at de vil samarbeide rundt det som vekker bekymring.

Reaksjoner og responderinger

Vær godt forberedt. Hvis foreldrene blir tause, oppgitte eller sinte, gi dem tid til å summe seg. Si at dere ser at de blir tause eller sinte. Vis forståelse for foreldrenes motstand og ambivalens. Fortell at dere forstår at det kan være vanskelig å snakke om bekymringen.  Men hold fast på at samtalen er nødvendig.  Vær så forberedt du kan, tenk på hvordan du selv ville ønsket å bli møtt og hvordan du selv ville ha reagert på budskapet.

Vit at man aldri kan vite helt hvordan folk reagerer. Det eneste man kan gjøre, er å ta ansvar for hvordan du selv fremstår og hvordan du formidler ditt budskap.

Forsøk å være rolig uansett hvilken reaksjon du får. Tenk at dette er en ”førstereaksjon” på noe som er vanskelig, og en reaksjon er dermed å forvente. Følelsesmessige reaksjoner varierer fra person til person.

Vær oppmerksom på hvordan barnets situasjon vil være etter samtalen. Er dere bekymret for om barnet vil oppleve negative konsekvenser som følge av samtalen, så spør foreldrene direkte. Nettopp ved å spørre foreldrene om dere har grunn til å være bekymret, minskes risikoen for at barnet opplever negative konsekvenser.


Sinne

(kanskje den reaksjonen vi er mest redd for)  

Personen vender det negative utover, protesterer aktivt. Det kan protesteres på den måten informasjonen blir gitt på, eller på barnehagen.  Sinne kan også vende innover og vises da som resignasjon, blir overveldet og fastlåst.

1.   Forhold deg rolig, pust og lytt.

Dette gir deg selv tid til å tenke kloke tanker, i stedet for å bli revet med i foreldrenes følelser. Det er naturlig at man blir påvirket av andres følelsesuttrykk, spesielt når man er i en situasjon hvor man tenker man skal utøve omsorg. Samtidig er det jo sånn at du er i denne situasjonen på grunn av din profesjon, til det beste for barnet. Minn deg selv på dette, også når det kan oppleves som om sinnet blir rettet mot deg som person.
Ikke gå i følelsesmessig forsvar; vær saklig.

2.   Prøv å forstå hva sinnet er et uttrykk for.

Sjokk, frustrasjon, frykt, mindreverdighetsfølelse, avmakt, osv. – det er naturlig å få en reaksjon når noen er bekymret for det kjæreste du har! Det finnes ingen oppskrift eller mal på hva man skal føle, eller hvordan denne følelsen kommer til uttrykk! Det er mange komponenter som ligger til grunn for hvordan dette formes hos hver enkelt av oss. 

Ha fokus på at dette er første gangen foreldrene får høre om dette. De fleste har behov for å avreagere litt før de rasjonelle egenskapene i oss får overtaket igjen.

3.   Hva er det vedkommende faktisk prøver å si?

Lytt etter det saklige budskapet i reaksjonen. Med det menes å prøve å ”se forbi” det følelsesmessige uttrykket og heller lytte etter noe konkret i det vedkommende sier.
(Dette kan også hjelpe deg til ikke å bli distrahert av følelsene)

4.   Vis at du har lyttet

Gjenta det saklige budskapet i reaksjonen, f.eks.: ”du føler deg lurt, ok”, ”Vi har misforstått; dette hjelper dere begge til å holde fokus på det konkrete i samtalen, noe som igjen kan gi mulighet til å roe situasjonen og finne noe dere kan drøfte rasjonelt videre på.

5.   Si at du forstår

Du forstår at man reagerer, at dette er vanskelig, men at det er lettere å finne en løsning når alle forholder seg rolig. Det er lov – og viktig – å gi tilbakemeldinger. Ved å uttrykke forståelse, ivaretar man samtidig personen som har det vanskelig. Det i seg selv kan være med å roe vedkommende ned.

6.  Ikke bruk lange formuleringer

Bruk korte budskap og snakk rolig og tydelig. Når man er overveldet av følelser, klarer man ikke få med seg budskapet i mange ord. Lange utredninger kan også virke belærende og provoserende.

7.   Ikke aksepter personlig trakassering eller trusler

Hvis man blir personlig trakassert eller truet, viser man vennlig, men bestemt hvor døren er og sier at samtalen er avsluttet. Si gjerne at du vil gi vedkommende en mulighet til å roe seg ned, før du igjen vil ta kontakt for å fullføre temaet en annen dag.

Dette er ikke bare å avvise uønsket adferd. Det er også å hjelpe vedkommende ved å hindre personen i å si eller gjøre noe han/hun ellers ikke ville gjort. Mange opplever ønske om å unnskylde seg i etterkant, fordi de ble revet med av følelsene sine.


Benektelse/bagatellisering

Benektelse er når personen enten ikke ser at det foreligger et problem, eller når han ser problemet, men nekter bevisst for at det foreligger. Bagatellisering er når alvoret i problemet reduseres i forhold til det folk flest mener. 

1.   Bevisst eller ubevisst forsvar

Denne reaksjonen oppleves som vanskelig, fordi benektelse og bagatellisering gjør at samtalen fort ”går i stå”. En viktig forberedelse kan være at du har gjennomgått konkrete situasjoner som har gitt grunnlag for bekymringen. 

2.   Forklar at du vet at ting kan oppfattes forskjellig

Det kan være vanskelig å skjønne at en virkelighetsoppfatning kan være så forskjellig fra ens egen. Da er det viktig å tenke at man ikke behøver å få den andre til å skifte mening, men heller forklare på hvilken måte situasjonen kan oppleves forskjellig. Dermed unngår man kamper om rett eller galt, og åpner opp for nyttige drøftinger. 

3.   Vær åpen for at det finnes ulike forklaringer

Barnehagen kan ha misforstått. Prøv å unngå at fokuseringen på å få fram ditt budskap blir til hinder for oppriktig å lytte til den andres budskap. 

4.   Vektlegg viktigheten av å få situasjonen belyst

Slik kan alle bli enige om hvordan ting henger sammen, og hvordan man skal forholde seg til det videre.


Lettelse

1.   De fleste opplever det godt å bli sett

Det er faktisk ikke det å sette ord på bekymringen som skaper problemet – selv om det er lett å føle det sånn! Ofte er det godt å drøfte vonde tanker, problemer og bekymringer. Man kan føle seg liten og utilstrekkelig alene. 

2.   Det kan oppleves godt når andre tar initiativ 

Når man er i en vanskelig situasjon, og avmaktsfølelsen er lett tilgjengelig, kan det føles godt at andre tar initiativ til å snakke om det. Det er lettere for en person som ikke er følelsesmessig knyttet til en problemstilling å tenke rasjonelt. Det å spørre om hjelp, kan være med å forsterke mindreverdighetsfølelsen / følelsen av ikke å mestre det ”alle andre” får til. 
Husk at det ikke er du som skaper problemet, selv om det er du som først setter ord på det! 
Kanskje det er du som er best skikket til å gi et realistisk bilde av situasjonen?! 

Hva sitter man igjen med etter samtalen?

  • Kjenn på magefølelsen: Hvordan har du opplevd samtalen?
  • Viktig å være realistisk i forhold til hva man kan / skal oppnå. Uansett; dette er starten på en endringsprosess.
  • Reagerte foreldrene som forventet – hvorfor, hvordan?
  • Har dette endret noe ved din bekymring?
    • Økt eller minsket bekymringen?
    • Hva gjorde at den endret seg?
    • Hva gjorde at den ikke endret seg?
  • Gikk samtalen som planlagt?
  • Vil du gjøre noe annerledes neste gang? Hvorfor?
  • Hva vil du gjøre på samme måte? Hvorfor?

Skriv ned disse tankene i et journalnotat, med tittelen ”Vurderinger.”
Det kan hjelpe deg å strukturere tankene dine og skaper ryddighet i forhold til videre samarbeid.