Se rådmannens orientering om SiU

Rådmann Kyrre Jordbakke orienterte om Sammen i Utvikling i formannskapet 13. oktober.

Du kan se hans orientering på kommune-TV.

Hva er SiU?

Gjennom SIU er målet å utvikle, forbedre og endre tjenestene våre, og gjennom dette oppnå at driftskostnadene går ned til gjennomsnittet av sammenlignbare kommuner innen 31.12.2025, og har balanse i årlig driftsbudsjett. Det kan også være å vurdere om det er oppgaver kommunen kan slutte å gjøre. Per 2022 utgjør det en omstilling på 150 millioner kroner.

Dette medfører tiltak på kort og lang sikt, og en dreining av tjenestene hvor det satses mer på forebygging.

Kommunen reduserte driftskostnadene i 2020 og i 2021, men pandemien gjorde at arbeidet ikke fikk optimalt med fokus før i 2022. Utviklings- og forbedringsarbeidet kommunen er i gang med vil være en rullerende prosess som foreløpig er tenkt å vare ut denne økonomiplanperioden – ut 2025.

Hvorfor gjør vi denne omstillingen?

Det er hovedsakelig to grunner til det:

  1. Vi har ikke råd til å drive som i dag.
    Lindesnes kommune har en anstrengt økonomi, og vi driver dyrere enn sammenlignbare kommuner og har høyere driftsutgifter enn driftsinntekter. Vi har ikke råd til å drive som i dag. Kommunen er nødt til å omstille seg og finne smartere måter å jobbe på, for å redusere sine driftskostnader. Det er behov for omstilling og utvikling for å gjøre noe med det økende spriket mellom inntekter og utgifter.
     
  2. Vi må forberede oss på framtiden.
    Vi står overfor store demografiske endringer hvor antall eldre og pleietrengende over 80 år mer enn dobles fram mot 2040, samtidig som antall barn og yrkesaktive synker. Dette gir alle kommuner store utfordringer. Kommunen må omstille seg og forberede seg på framtiden nå.

    Vi må dreie ressurser over til helse- og omsorgstjenestene, og tilpasse driften av våre tjenestetilbud etter hvor mange innbyggere som har behov for tjenester fra kommunen. Blir det færre barn må vi tilpasse barnehagetilbudet etter det antall barn som trenger barnehageplass. Tilsvarende i skolen om lavere fødselstall og mindre tilflytting med barn fører til lavere antall elever. Selv om vi må øke volumet på helse- og omsorgstjenester etter hvert som vi får flere eldre, må vi redusere kostnadsnivået.

    Vi må satse mer på tidlig innsats og forebygging, og mindre på reparasjon – slik at eldre holder seg friskere og kan bo hjemme lenger - og slik at barn og unge får den hjelp de trenger på et tidligere stadium. Vi må også utnytte potensialet som ligger i digitalisering av tjenester.

Hvordan jobber vi med SiU?

Lindesnes kommune har organisert omstillingsarbeidet i et prosjekt hvor rådmannens ledergruppe, hovedverneombud og hovedtillitsvalgte, er styringsgruppe.

Det er etablert en rekke arbeidsgrupper innen alle tjenesteområder. De kartlegger og vurderer hvor det er mulig å gjøre oppgavene på en ny og bedre måte enn i dag, som også vil gi økonomisk gevinst. Vi henter vi inn tall- og fakta som viser hvor vi driver dyrt, og hvor vi kan få gevinst ved å gjøre endringer. Gruppene arbeider sammen for å få til omforente tiltak for omstilling til en mindre kostnadskrevende drift i hele organisasjonen.

Hvordan gjøres endringene/tiltak?

Noen av tiltakene settes i gang straks de er godkjent av styringsgruppen/administrasjonen. Andre tiltak vedtas politisk av kommunestyret.

Velferd

Hvilke endringer skjer innen helse og omsorgstjenestene?

16. juni 2022 tok kommunestyret Agenda Kaupangs rapport, Bærekraftige helse- og omsorgstjenester med analyse av Velferds tjenesteproduksjon 2021, til etterretning.

Kommunestyret vedtok at Agenda Kaupangs anbefalte utviklingsområder skal være styrende for utviklingen av Velferdsområdet. Et anbefalt utviklingsområde er at helse- og omsorgstjenestene må «vokse enda smartere». Det betyr at vi kontinuerlig må identifisere og iverksette tiltak som bidrar til bedre og riktigere bruk av kommunens ressurser og sikrer en god og effektiv drift.

Kommunen arbeider med å dreie helse- og omsorgstjenestene over til en modell med færre institusjonsplasser (sykehjem) og økende grad av korttidsplasser og rehabilitering. Kombinert med videreutvikling av hjemmetjenestene, legger dette til rette for at flere kan bo hjemme lenger. Helsehusprosjektet er svært viktig for at vi skal få til denne dreiningen. Prosjektet vedtas forhåpentligvis i juni 2023, og vi har egentlig ikke mer enn tiden og veien for å dekke opp for økende behov for korttidsplasser og rehabilitering.

Hvilke endringer er allerede gjort innen helse- og omsorgstjenestene?

Kommunestyret vedtok 16. juni å igangsette disse endringene innen velferd i 2022:

  • Vi skal redusere antall plasser og enhetspris for langtidsplass i institusjon
  • Vi skal redusere antall korttidsplasser i institusjon
  • Vi skal gjøre endringer i drift, og redusere antall boliger og enhetspriser, for boliger med heldøgns tjenester
  • Vi skal gjøre endringer i miljøterapeutiske tjenester med effektivisering av drift og reduksjon av årsverk
  • Vi skal ha utvidet bruk av velferdsteknologi. Ved tildeling av helse- og omsorgstjenester skal velferdsteknologi vurderes som førstevalg.
  • Vi skal gjøre endringer i nattjenesten med utvidet bruk av velferdsteknologi og reduksjon av fysiske nattevakter

Disse tiltakene er satt i gang høsten 2022:

Denne høsten gjøres følgende endringer i boliger, korttids- og langtidsplasser – i henhold til kommunestyrevedtaket i juni:

  • En langtidsplass på avdeling 4, grønn gruppe, ved Mandal sykehjem avvikles (strakstiltak)
  • Avdeling 6 med syv langtidsplasser ved Mandal sykehjem avvikles (høsten 22)
  • Seks korttidsplasser ved Marnardal omsorgssenter avvikles (høsten 22)
  • Tolv boliger ved Ulvegjelet omsorgssenter avvikles (våren 23)

Disse tiltakene arbeider vi videre med:

Vi arbeider videre med de øvrige tiltakene som gjelder endringer i miljøterapeutiske tjenester, utvidet bruk av velferdsteknologi og endringer i nattjenesten (de tre siste kulepunktene i kommunestyrets vedtak 16. juni).

  • Vi skal gjøre endringer i miljøterapeutiske tjenester med effektivisering av drift og reduksjon av årsverk
  • Vi skal ha utvidet bruk av velferdsteknologi. Ved tildeling av helse- og omsorgstjenester skal velferdsteknologi vurderes som førstevalg.
  • Vi skal gjøre endringer i nattjenesten med utvidet bruk av velferdsteknologi og reduksjon av fysiske nattevakter

Det har også vært arbeidet med å endre veiledende tildelingskriterier for helse- og omsorgstjenester. Saken var til behandling i utvalg for plan og samfunnsutvikling 11. oktober og skulle til behandling i kommunestyret 26. oktober, men saken ble utsatt en måned i utvalgsmøtet da utvalget ønsket en tydeliggjøring av endringene. Du kan lese mer om endringene i saksfremstillingen her. Du kan se opptak av utvalgsmøtet på kommune-TV. I møtet orienterer Anita Borhaug Grødem om endringene.

Endringene gjøres hovedsakelig for å sikre endring i drift av ulike typer boliger, for å sikre utvidet bruk av velferdsteknologi og for å gjøre endringer i tjenester på natt. Endringene innebærer blant annet at velferdsteknologi skal vurderes som førstevalg ved tildeling av helse- og omsorgstjenester, og en reduksjon av fysiske nattevakter ved utvidet bruk av velferdsteknologi som digitalt tilsyn kamera, døralarmer og bevegelsessensorer. 

Det tydeliggjøres at tjenester på natt som hovedregel kun skal gis der det ansees som helt nødvendig, og at store deler av nattjenesten vil være håndtering av akutte hendelser, herunder utrykning på alarmer fra lokaliserings- og trygghetsteknologi. Dette gjelder både for teknologi som bidrar i behandling (for eksempel medisindispenser) og til trygghet (døralarmer).

Endringer i tildelingskriterier er en del av arbeidet med å redusere kommunens driftskostnader gjennom SiU-prosjektet.

Oppvekst

Innen oppvekst er det etablert syv ulike arbeidsgrupper som arbeider med tema som:

  1. Ressursfordeling skole
  2. Vikar- og overtidsbruk
  3. Administrative ressurser/funksjoner
  4. Spesialundervisning og alternative opplæringsarenaer
  5. SFO – drift og utvikling
  6. Familiens hus
  7. Barnehageområdet

Våren 2022 har det vært arbeidet med å harmonisere skolenes ressursbruk i ny kommune. Arbeidet vil kunne danne grunnlag for en fremtidig prosess med skolebruksplan og barnehagebehovsplan. Skolebruksplan er kommunens viktigste dokument for å planlegge og utforme skolebygg, læringsarealer og fremtidig skolestruktur. Barnehagebehovsplan kan ta for seg rammebetingelser, ulike barnehagetyper, dagens struktur, befolkningsutvikling samt forslag til tiltak og økonomi.

Høsten 2022 vil arbeidet med spesialundervisning og alternative opplæringsarenaer, Familiens Hus og barnehageområdet bli prioritert. Det blir gjort tall- og faktaanalyse som vil gi et godt grunnlag for videre arbeid. Analysen skal blant annet synliggjøre hvor vi bruker mer penger, hvor vi kan hente økonomiske gevinster og ikke minst hvordan vi må gjøre endringer.

Når det gjelder spesialundervisning vil vi se på hva og hvilken terskel som utløser spesialundervisning og harmonisere dette. Finansiering og betaling for elever på alternative opplæringsarenaer skal også gjennomgås.

For familiens hus ønsker man å gjøre en analyse av ulike former for organisering av enheten (jamfør politisk bestilling i forbindelse med eventuell lokalisering av Familiens hus i helsehuset). Analyse av ressursbruk og oppgaveløsninger i barnevernet skal også gjennomføres. Og til sist er vi i full gang med å lage et målbilde for hele oppvekst. Målbildeprosessen skal beskrive hvordan vi ønsker at hele oppvekstområdet og det å vokse opp som barn og ungdom i Lindesnes kommune skal være.

Innen barnehage skal man se på den demografiske utviklingen med færre barn, balansen mellom private og kommunale barnehager og totaløkonomien i denne delen av oppvekst-området.

Samfunnsutvikling

Innen tjenesteområde samfunnsutvikling er arbeidet med SiU godt i gang. Mange tiltak er allerede gjort, og gir økonomiske besparelser. Det gode arbeidet fortsetter.

Hva er gjort og hva gjøres innen samfunnsutvikling?

Energisparing

Energisparing er et kontinuerlig arbeid som har pågått i mange år i vår kommune. Derfor har vi lavere energiforbruk per kvadratmeter enn mange sammenlignbare kommuner.

Blant annet er 4500 av kommunens veilys byttet til LED med stor strømreduksjon i forhold til halogen. Kommunen har også et sentralt driftskontrollanlegg (SD) hvor vi fjernstyrer varme og ventilasjon på tilnærmet alle bygg. I tillegg har vi et energiovervåkningssystem for å optimalisere driften av disse. Med god styring vil både varme og ventilasjon styres etter bruk av bygg, med tilhørende redusert strømforbruk. Vi skifter også til LED-lys i kommunale bygg. Vi undersøker mulighet for å bygge om blant annet anleggene i Idrettsparken og Vigeland slik at flomlysene slås på når banene er i bruk og ellers avslått. I tillegg må vi vurdere tiltak når anleggene ikke er i bruk, som for eksempel ved store snøfall. Alle disse tiltakene gir gode besparelser for kommunen, og vi fortsetter med energisparende tiltak gjennom SiU.

Digitalisering

Samfunnsutvikling arbeider videre med digitalisering av ulike tjenester som e-byggesak, e-torg, min eiendom og e-plan. E-byggesak og e-plan er saksbehandlingsverktøy som vil bidra til å effektivisere og kvalitetssikre behandlingen av byggesaker og plansaker, mens Min side gir innbyggerne enkel tilgang til egen informasjon om eiendom, korrespondanse med kommunen, fakturaer sendt til innbyggeren fra kommunen, saksbehandling m.m.

Effektiv tjenesteproduksjon

Flere tiltak for å få til en mer effektiv tjenesteproduksjon vurderes. Innen renhold er det innført felles renholdsfrekvens for skolene. Videre er det laget ny avfallsplan hvor økt kildesortering og endring av størrelser på avfallscontainere vil gi besparelse. Nå vurderes blant annet å la ordensmann i klasserommene ta seg av tavlevask og vask av pulter.

Det arbeides også med insourcing av oppgaver. Det betyr at man i større grad vil vurdere å bruke egne ressurser til oppgaver som oppmåling og prosjektledelse, i stedet for å leie inn konsulenter/arbeidskraft.

Endret tilbud

Vi ser bl.a. på bruken av innbyggertorvene og muligheten for en tettere integrering med bibliotek. Det ee lagt til rette for å øke gruppeundervisningen i kulturskolen.

Kommunale boliger

Lindesnes kommune hadde høyere driftsutgifter til kommunale boliger enn sammenlignbare kommuner. Dette er det jobbet mye med og nå rettet opp i. Det arbeides videre med harmonisering av husleie og oppgave- og ansvarsfordeling fra kommunen mottar en søknad om bolig til innflytting.

Ekstremvær og strømpriser

Tjenesteområdet står samtidig foran utfordringer som mer ekstremvær og økte strømpriser som gir utslag i driftskostnadene. Også dette blir en del av SiU-arbeidet.

Rådmannens stab

I rådmannens stab er det opprettet fire arbeidsgrupper som arbeider med ulike utviklings- og forbedringstiltak i hele organisasjonen/kommunen. 

  1. Digital transformasjon
  2. Politiske møter
  3. Onboarding ledere
  4. Deltakelse og samfunnsengasjement

Arbeidsgruppene er i gang med å kartlegge og vurdere hvor det er mulig å gjøre oppgavene våre på en ny og bedre måte enn i dag, og samtidig redusere kommunens driftsutgifter.

Rådmannens stab har fra og med 2022 redusert driftsbudsjettet med 3,7 millioner kroner. Dette er i hovedsak gjort ved reduksjon av stillinger i rådmannens stab og for øvrig tilpassing av driften. Det er også flere stillinger i 2020 og 2021 som ikke er erstattet i staben, og som gir en innsparing på driften.

Arbeidsgruppe 1 Digital transformasjon har et ønske om å: 

  • kartlegge arbeidsprosesser på utvalgte steder i kommunen for å vurdere om disse kan forenkles og forbedres ved bruk av teknologi. 
  • se på gevinster ved bruk av robotteknologi, og også innføre dette sammen med DDV. 
  • avklare hvordan digitaliseringsarbeidet i kommunen skal organiseres, herunder både samhandling og struktur. 

Arbeidsgruppen skal også se på andre tiltak som styrker digital kompetanse og deltakelse blant innbyggere og ansatte. Stikkord for arbeidet er forenkle og fornye. 

Arbeidsgruppe 2 politiske møter skal tydeliggjøre, forenkle og effektivisere alle prosesser rundt politiske møter – både forberedelser, gjennomføring, etterarbeid, godtgjørelser, oppfølging av vedtak, ressursbruk m.m.

Arbeidsgruppe 3 Onboarding ledere skal: 

  • utarbeide program for lederopplæring som har strategisk bruk av digital opplæring i sambruk med ledernettverk.  
  • utrede mentorordning for nye ledere. 

Arbeidsgruppe 4 Deltakelse og samfunnsengasjement skal utarbeide tiltak som styrker samspillet mellom kommunen og sivilsamfunnet gjennom å utvikle strukturer og metodikk som fremmer deltakelse, fasiliterer for frivillighetens egenutvikling og skaper utvikling av nærmiljø og samfunn sammen med frivilligheten. Lindesnes kommunes frivillighetserklæring ligger sammen med kommuneplanens samfunnsdel til grunn for arbeidet.